Velkommen til Gjerstad kommunes arkivplan!

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Gjerstad kommune. Arkivloven med forskrifter ligger til grunn for retningslinjene.
Arkivplanen skal sikre at Gjerstad kommune ivaretar sitt arkivansvar etter arkivlovens § 6 som sier:

"Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid".

Arkivansvarlig har det daglige ansvaret for arkivtjenesten. Rådmannen har det overordna arkivansvaret ( jfr.arkivforskriftenes § 1-1). Rådmannen anmoder alle ansatte i Gjerstad kommune om å sette seg godt inn i og følge retningslinjene i arkivplanen.
Arkivplanen vil bli rullert ved hvert kommunevalg eller oftere ved behov. Mindre endringer vil løpende bli lagt inn i arkivplanen.
Gjerstad kommune sin arkivplan finnes tilgjengelig på Internettsiden www.arkivplan.no.

I 2006 skjedde det en milepæl i Gjerstad kommunes arkivhistorie, for da tok kommunen i bruk Ephorte fullelektroniske sak- og arkivsystem. Dette ble en stor endring for kommunen. Blant annet ble papirarkivene avsluttet, alle saksbehandlere måtte lære seg et nytt datasystem og nye rutiner ble innført.

Fra 1. juni 2019 ble ePhorte avslutta og nytt sak-/arkivsystem ble tatt i bruk, Public 360.

Innføringen av fullelektronisk sak- og arkivsystem skal bidra til både høyere effektivitet og kvalitet i arbeidet ved å gi:

• mulighet for raskere dokumentflyt og distribusjon av dokumenter samt enklere informasjonsdeling
• raskere gjenfinning av dokumenter og informasjon samt økt tilgjengelighet
• økt mulighet til gjenbruk av tekst og andre opplysninger
• mulighet for bedre styring av virksomhetens saksbehandling fordi arbeidsfordeling, restanser og ”flaskehalser” blir mer synlig
• grunnlag for en enklere avlevering til AAMA arkivavdeling

 Denne arkivplanen er godkjent av Gjerstad kommunestyre den 15. februar 2018 i sak 18/9. Rådmannen har fått fullmakt til å holde arkivplanen oppdatert.