Gjerstad kommune har vedtatt at kommunen er å regne som ett organ etter arkivforskriften § 1-1. Kommunen har sentralisert arkivtjenesten i henhold til arkivforskriftens § 2-4 og har siden 1. april 2006 til 31. mai 2019 brukt ePhorte som fullelektronisk sak-/arkiv system.
Fra 1. juni 2019 tok kommunen i bruk Public 360 som saksbehandlersystem.
Stab v/arkivtjenesten fungerer som en journalføringsenhet med felles postjournal og sakarkiv (k-koder), personalarkiv, elevarkiv og barnehagearkiv klassert med fødselsnr samt eiendomsarkiv klassert med gbn for hele kommunen. All journalføring og administrativ behandling skal skje i Public 360, med unntak av en del personsensitive saker som føres i lukkede fagsystemer og tas ut på papir. For mer detaljert beskrivelse av de ulike arkivseriene, se Arkivoversikt.

Ved siden av dette er en rekke offentlige tjenester i Østregionen/Østre Agder skilt ut som interkommunale samarbeid, interkommunale selskap eller kommunale aksjeselskap. Arkivdanningen ved disse organene faller utenfor kommunens normale ansvarsområde, men av hensyn til fremtidige brukere av arkivmaterialet bør arkivplanen til en hver tid romme en oppdatert oversikt over hvilke tjenester dette gjelder.
I Østregionen/Østre Agder gjelder dette følgende tjenester: Interkommunale samarbeid Arkivansvaret følger vertskommunen.
Denne oversikten viser blant annet de enkelte enhetene og hvilke fagsystem som benyttes.
Alle kommunens fagsystem er liste opp under, og i detaljer omtalt i kap. 5.3. 
Rådmannen er egen enhet, og i tillegg til rådmann, sorterer også økonomisjef, kommuneoverlege og skolefaglig ansvarlig under her.