Vanlig administrativt arkiv kan avleveres til depot etter 12 år, men Gjerstad kommune har tidligere, på grunn av god plass i bortsettingsarkivene, valgt å beholde sitt materiale noe lenger. Det er likevel et mål framover å få avlevert så mye papirarkiv som mulig, blant annet med tanke på en mulig framtidig endring av kommunestruktur.
Avleveringen skal omfatte møtebøker, kopibøker, postjournaler, saks- og spesialarkiv fra minst en arkivperiode. Arkivet skal være ordnet i serier. Omslag og mapper skal følge strukturen i arkivet og gi nødvendig informasjon om innholdet, slik som arkivkode, saksnummer, sakstittel o.l. Omslag og mapper skal være av syrefritt papir. Materiale som ikke passer inn i standardiserte arkivbokser, skal pakkes på forsvarlig måte i samråd med depotet. Materialet skal være rengjort for støv og smuss. Dersom materialet er skadet, skal arkivdepotet gi råd om hvordan det kan repareres. Materialet skal være reparert før avlevering.

Ved avlevering til depot skal det vedlegges avleveringsliste med opplysninger om arkivskaper og innhold. Som minimum skal innholdsbeskrivelsen gi oversikt over arkivserier og arkivstykker i hver serie. Arkivstykkene skal være merket med arkivskapers navn og årstall (etiketteksempel er vedlagt denne planen). AAMA har utarbeidet standardiserte avleveringslister. For mer informasjon, se retningslinjer for avlevering av papirbasert arkivmateriale