Kommunen er forpliktet etter arkivloven til å ta vare på sine eldre og avsluttede arkiver og holde dem tilgjengelig for innsyn i samtid og ettertid. Dette gjelder både papirbaserte og elektroniske arkiver.
Gjerstad kommune er medeier av Aust-Agder Museum og arkiv (AAMA). Ved en slik ordning vil kommunen fortsatt ha eiendomsretten til arkivmaterialet etter avlevering.
Depotordningen har følgende basisoppgaver:
- Ta imot avleveringer i henhold til instruks.
- Vedlikeholde arkivkatalog i henhold til avleveringslistene.
- Ordne arkivmateriale eldre enn 1950.
- Gi brukere tilgang til kommunens historiske arkiv i samsvar med de regler som er fastsatt i denne planen, og gi rettledning i forhold til dette.
Avlevering kan skje etter minimum 12 år, d.v.s.1 aktiv periode og 2 perioder i historisk base/bortsettingsarkiv, men Gjerstad kommune har av kapasitetsmessige årsaker valgt å beholde sitt materiale i 24 år. Personregistre avleveres normalt 10 år etter at det har gått ut av aktiv bruk. Materiale som overføres til depot skal være periodisert og kassasjonsbehandlet. Kassasjonslister og avleveringslister skal følge med arkivet. Det påhviler de enkelte virksomhetene å avlevere arkiv til AAMA etter gjeldende retningslinjer.
